Archivierung von Dokumenten

Dokumentenarchivierung – warum ist das wichtig?

Es ist wichtig zu beachten, dass es vor allem eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten gibt, wie das Gesetz von 2018 über die Archivierung von Mitarbeiterdokumenten. Darüber hinaus kann eine ordnungsgemäße Archivierung die Sicherheit vertraulicher Informationen gewährleisten, deren Verlust Handelsgeheimnisse preisgeben oder gegen die DSGVO verstoßen könnte. Wenn Dokumente also korrekt verwaltet werden, kann man beruhigt schlafen, ohne sich Sorgen über rechtliche Aspekte oder eine unerwartete Steuerprüfung machen zu müssen.

Wie dokumente archivieren?

Bei der Archivierung von Dokumenten ist es wichtig, dass die gesammelten Ressourcen ordnungsgemäß organisiert, vor Zerstörung geschützt und leicht zugänglich sind. Eine ordnungsgemäße Archivierung sorgt dafür, dass sie lange Zeit in gutem Zustand erhalten bleiben.

Der erste Schritt besteht darin, alle Papiere zu überprüfen und zu bewerten, welche für das Funktionieren des Unternehmens notwendig sind, welche gesetzlich aufbewahrt werden müssen und welche entsorgt werden können. Dabei sollte man daran denken, die Letzteren auf angemessene Weise zu vernichten – in einem Aktenvernichter mit geeigneter Schnittbreite, so dass personenbezogene Daten nicht lesbar sind. Anschließend ist es sinnvoll, die Dokumente nach Kategorien zu sortieren, sie den entsprechenden Gruppen zuzuordnen (z.B. Mitarbeiterdaten, Buchhaltungsdokumente) und dann klar zu kennzeichnen.

Dokumentenarchivierung und Klassifizierung

Buchstabenkennzeichnungen erleichtern die Klassifizierung, die Suche nach bestimmten Dokumenten und spezifizieren, wann sie möglicherweise entsorgt werden können. Folgende Symbole werden verwendet:

• A – Dokumente, die nicht zerstört werden,
• B – so werden nicht archivwürdige Dokumente gekennzeichnet,
• Bc – mit diesem Symbol werden Dokumente gekennzeichnet, die nach Gebrauch vernichtet werden können (z.B. in einem gewöhnlichen Büroaktenvernichter),
• B + Zahl – dies sind Dokumente, die für einen bestimmten Zeitraum archiviert werden (die Zahl gibt an, um welchen Zeitraum es geht),
• BE + Zahl – dies sind Papiere, die nach x Jahren aufgrund ihres Inhalts überprüft werden müssen, um anschließend über eine mögliche Änderung der Klassifizierung oder ihre Vernichtung zu entscheiden.

Wie lange Dokumente archivieren?

Grundsätzlich müssen die meisten Unternehmensdokumente 5 Jahre lang aufbewahrt werden, auch im Falle einer Geschäftsschließung oder -aussetzung. Es ist jedoch zu erwähnen, dass einige Dokumente 10 Jahre und in einigen Fällen (bei Steuervergehen, eingeleiteten Strafverfahren) sogar länger aufbewahrt werden müssen.

Welche Dokumente 5 Jahre lang aufbewahren?

Folgende Dokumente müssen einem 5-jährigen Archivierungsprozess unterzogen werden:

• Jahresabschlüsse,
• Buchhaltungsbücher,
• Einnahmen- und Ausgabenbücher,
• alle Rechnungen,
• Buchungsbelege und Berichte,
• Kontenplan des Unternehmens,
• Abrechnungsdokumente ZUS DRA, Korrekturdokumente, Namensberichte (die seit Anfang 2012 an ZUS übermittelt wurden),
• Anmeldedokumente bei ZUS,
• Steuerregister und -aufzeichnungen,
• Inventurdokumente.

Welche Dokumente 10 Jahre lang aufbewahren?

Für 10 Jahre müssen aufbewahrt werden:

• Abrechnungsdokumente ZUS DRA, Korrekturdokumente, Namensberichte (die bis Ende 2011 an ZUS übermittelt wurden),
• ZUS IWA Anmeldungen,
• Gehaltslisten und Entgeltunterlagen der Mitarbeiter.

Bezüglich der Mitarbeiter, die vor dem 01.01.1999 eingestellt wurden, sieht die Situation anders aus – in diesem Fall müssen die Unternehmensdokumente 50 Jahre lang archiviert werden.

Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten – wo am besten?

Es gibt mehrere Orte, an denen die Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten zulässig ist:

• Firmensitz,
• Ort der Geschäftstätigkeit,
• spezialisiertes Unternehmen für die Dokumentenarchivierung,
• Buchhaltungsbüro (nur für die Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumenten).

In der Praxis ist die Art der Dokumentenarchivierung wichtiger, nämlich dass sie leicht und schnell zugänglich sind und andererseits die unautorisierte Verbreitung von Dokumenten verhindert wird.

Womit Dokumente archivieren?

Archivierung von Dokumenten in Papierform

Am besten eignen sich entsprechend beschriftete Ordner, die anschließend in Archivboxen gelegt werden. Dies ist die einfachste Methode, um Dokumentation zu ordnen. Durch angepasste Beschreibungen und Sortierung nach Daten kann man leicht finden, was man sucht. Bei der Aufbewahrung von Papierdokumenten ist es auch wichtig, geeignete Regale, Schränke und einen trockenen Raum zu gewährleisten, in dem sich kein Schimmel bildet.

Archivierung von elektronischen Dokumenten

Die Archivierung und Aufbewahrung digitaler Dokumentation kann über einen Cloud-Dienst erfolgen. Solche Informationen können auch auf Firmenservern gespeichert werden. Eine weitere Methode ist die Verwendung von externen Speichermedien wie z.B. USB-Sticks oder Festplatten.

Zu beachten ist, dass nicht alle Dokumente elektronisch aufbewahrt werden dürfen. Das Gesetz über die Buchhaltung listet die Papiere auf, die in dieser Form zulässig sind, darunter z.B. Steuererklärungen, Buchhaltungsbücher, Bankauszüge, Kassenbelege und ihre Kopien.

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